Versicherungsmakler stehen unter doppeltem Druck: Einerseits steigen die Erwartungen der Kunden an schnelle, digitale Services. Andererseits wächst der administrative Aufwand – trotz oder gerade wegen zunehmender Regulierung und Komplexität in der Produktwelt. In dieser Situation versprechen neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) eine erhebliche Entlastung. Doch bevor KI in der Praxis helfen kann, braucht es einen grundlegenden Schritt: Die internen Prozesse müssen digitalisiert, standardisiert und automatisierbar werden. Und genau hier spielt der digitale Dokumententransport eine zentrale Rolle – als stiller, aber entscheidender Wegbereiter für eine moderne Maklerorganisation.
Daten sind der Rohstoff für Künstliche Intelligenz
Die Versicherungsbranche steht an der Schwelle zu einer neuen Ära: Künstliche Intelligenz (KI) hält Einzug in immer mehr Lebens- und Arbeitsbereiche – und auch das Maklerbüro wird davon nicht verschont bleiben. Doch bevor KI sinnvoll eingesetzt werden kann, braucht sie eines: gut strukturierte Daten. Heute werden viele Daten in Maklerbüros noch in Dokumenten verarbeitet, die auf Fax, Papier oder E-Mail basieren. Das Problem: Diese Dokumente enthalten wertvolle Informationen, doch Maschinen können sie oft nicht direkt lesen. Ohne digitale Daten bleibt KI ein leeres Versprechen.
Standardfälle dominieren das Maklerbüro
Mindestens 75 Prozent der Vorgänge im Maklerbüro sind Standardfälle: Polizzenerstellung, Prämienanpassungen, Schadenmeldungen, Vertragsänderungen oder Stornos. Natürlich hat jeder Vorgang seine individuellen Besonderheiten, doch im Kern folgen viele Abläufe denselben Mustern. Die Herausforderung liegt darin, diese Unterschiede so zu reduzieren oder zu erkennen, dass Software damit umgehen kann. Hier liegt das große Potenzial der Digitalisierung: Standardprozesse lassen sich in Regeln oder Algorithmen gießen. Und diese bilden wiederum die Grundlage für den nächsten Schritt – den Einsatz von KI.
Vom Dokument zur automatischen Aktion
Viele sprechen noch immer von „Maklerpost“ – also der digitalen Zustellung von Dokumenten per E-Mail oder PDF-Anhang. Doch das greift zu kurz. E-Mails sind letztlich nichts anderes als digitalisiertes Papier: Das Dokument liegt elektronisch vor, aber sein Inhalt bleibt für Maschinen eine Blackbox.
Im Unterschied dazu ermöglicht der digitale Dokumententransfer etwas völlig anderes:
- Inhalte von Dokumenten werden strukturiert übertragen.
- Systeme erkennen automatisch, um welchen Vorgang es sich handelt – etwa eine neue Police, eine Beitragsanpassung oder eine Kündigung.
- Das Dokument kann direkt dem richtigen Kunden und Vertrag zugeordnet werden.
- Oft wird sogar gleich der nächste Arbeitsschritt angestoßen – etwa ein Hinweis an den Kunden oder eine automatische Anpassung in der Vertragsverwaltung.
Ein praktisches Beispiel: Geht eine Prämienanpassung für eine Kfz-Versicherung ein, erkennt das Maklerverwaltungsprogramm (MVP) automatisch die neue Prämie, ordnet sie dem richtigen Vertrag zu und verschickt eine vorgefertigte Kundeninformation – ohne dass ein Mitarbeiter aktiv werden muss. Oder eine eingehende Schadenmeldung wird automatisch erkannt, dem Schadenfall zugeordnet und in die Schadenbearbeitung übergeben. Alles läuft schneller, weniger fehleranfällig und vor allem ohne doppelte Datenerfassung.
